China banner h1200-5.jpg

Privacy Statement Stichting Meiling

 

Stichting Meiling is een vergunninghouder Interlandelijke Adoptie met een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) status en staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41011705. Meiling is gevestigd in (3465 JB) Driebruggen aan de De Groendijck 20.

 

Het doel van dit Statement is om relaties (waaronder ouders, donateurs, vrijwilligers) te informeren welke gegevens er onder verantwoordelijkheid van Meiling worden verwerkt, gedeeld, opgeslagen en voor welk doeleinde, conform de bepalingen van de AVG. Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor Meiling van groot belang. Meiling houdt zich strikt aan de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Dit om de privacy van relaties, zoals ouders die een procedure afgerond hebben en het adoptiekind/de adoptiekinderen en zijn/haar geboortefamilie te beschermen. Meiling gebruikt alle persoonlijke informatie die aan haar wordt verstrekt uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt en zoals in deze Statement beschreven.

 

De relaties van Meiling zijn:

- kinderen uit zendende landen, aldaar vrijgegeven voor adoptie naar het buitenland

- organisaties die zich bezighouden met adoptie bemiddeling in de zendende landen

- (aspirant-)adoptiefouders

Het Ministerie van Justitie is belanghebbende.

Overige relaties zijn: donateurs en vrijwilligers maar ook eventuele leveranciers en overige betrokkenen in de activiteiten van Meiling.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Meiling is verwerkingsverantwoordelijke, dit houdt in dat zij de doeleinden en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens zelf bepaalt en zelf verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving hierover.

 

Algemeen

Als u de website van Meiling bezoekt, informatie aanvraagt, zich bij Meiling aanmeldt of voor een andere activiteit contact opneemt, dan registreert Meiling persoonsgegevens van u. Meiling verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden en Meiling verwerkt alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens. De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens:

- om contact met u te kunnen opnemen

- om u informatie te sturen

- om de medewerkers/vrijwilligers en overige betrokkenen te informeren

- ten behoeve voor het kunnen uitvoeren van de algemene en wettelijke taken inzake adoptieprocedures

 

Welke (persoons-) gegevens Meiling bij haar activiteiten verzamelt, verwerkt, deelt en bewaart, leest u hier

- naam en achternaam van relaties

- adresgegevens, telefoonnummers, e-mails

- BKA- en dossiernummer

- geslacht, geboortedatums en burgerlijke staat

- kopie paspoort of kopie verblijfsvergunning

- gegevens van het kindvoorstel conform de richtlijnen van het Kwaliteitskader Vergunninghouders Interlandelijke Adoptie

- juridische stukken die van belang zijn voor het opstarten van de adoptieprocedure en die vrijkomen tijdens de adoptieprocedure

- VOG

 

 

Bijzondere gegevens

- over de gezinssamenstelling en -situatie, personalia van de in het gezin al aanwezige kinderen, gegevens over jeugd, opvoeding, toekomstvisie, familie verbanden, onderlinge verhoudingen en over de woonsituatie

- financiële gegevens, werkgeversverklaringen, inkomen, bezit, schulden en tegoeden

- medische en psychosociale gegevens zoals de achtergrond van klanten, waaronder lichamelijke en geestelijke gezondheid, doorgemaakte ziektes in het verleden, beperkingen ten opzichte van de opvoeding van een kind en eventuele medische en psychosociale achtergrond van de in het gezin al aanwezige kinderen

- religieuze achtergrond en seksuele geaardheid

- wensen en grenzen ten aanzien van het op te nemen kind en de motivatie voor adoptie

- personalia van het voorgestelde kind en de psychosociale en medische gegevens van het voorgestelde kind

- progressie rapportages + foto’s conform de richtlijnen van het donorland

- foto’s en dvd’s met opnames van de thuissituatie

- correspondentie tussen (aspirant-)adoptiefouders, Meiling en derden

- post-placement rapporten als ook de administratie hiervan

 

Grondslag en doel voor de gegevensverzameling

Het verzamelen en verwerken van gegevens heeft als grondslag de uitvoering van de bemiddelingsovereenkomst (artikel 6 AVG). In alle andere gevallen heeft het verzamelen van gegevens als grondslag toestemming. Meiling is als vergunninghouder tevens wettelijk verplicht om alle (wettelijke) documenten inzake een adoptiefkind te verzamelen en te bewaren.

 

Technische en organisatorische maatregelen

Meiling heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Verder verzamelt, registreert en beveiligt Meiling de gegevens digitaal in een afgeschermd en beveiligd klantsysteem, in een papieren persoonlijk dossier in een afgesloten brandveilige kast en in de externe langjarige opslag. De beveiliging van gegevens en gegevensverwerking wordt volgens de gestelde normen nageleefd.

 

Hoe lang wordt de informatie bewaard en wanneer wordt deze vernietigd?

Informatie wordt zolang bewaard als wettelijk verplicht en/of noodzakelijk is. Voor (aspirant-) adoptiefouders die niet zijn ingeschreven bij Meiling geldt dat gegevens, voor zover deze schriftelijk of mondeling verstrekt zijn aan Meiling, voor een periode van 1 jaar bewaard worden. Indien geen inschrijving is gerealiseerd zullen gegevens na deze periode worden verwijderd en/of vernietigd. Bij beëindiging van de adoptieprocedure voordat er sprake is van een kind plaatsing worden de gegevens gedurende een periode van 5 jaar bewaard en in het 6e jaar na stopzetten vernietigd. Adoptiedossiers en gegevens die nodig zijn voor een matching worden ten minste 50 jaar bewaard. Een verzoek tot het verwijderen van informatie kan te allen tijde worden ingediend.

 

Uw privacyrechten

De privacywetgeving richt zich niet alleen tot degenen die persoonsgegevens verwerken, maar kent ook rechten toe aan personen van wie de gegevens worden verwerkt. U heeft als betrokkene de volgende rechten:

 

  • Het Inzagerecht:

Dit recht biedt u de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt.

  • Rectificatie en aanvulling:

Wanneer u uw inzagerecht gebruikt en tot de conclusie komt dat gegevens gecorrigeerd moeten worden, kunt u daartoe een verzoek indienen bij ons bestuur.

 

  • Beperking van verwerking:

Dit betreft het markeren van opgeslagen persoonsgegevens met als doel de verwerking ervan in de toekomst te beperken.

  • Recht op menselijke tussenkomst bij besluiten:

U heeft als betrokkene het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat voor u serieuze gevolgen heeft. Hieronder valt ook profilering. Gebruikte algoritmes kunnen mensen ten onrechte selecteren of juist uitsluiten, tussenkomst van een mens kan de procedure een andere wending geven.

  • Recht op dataportabiliteit:

Het ontvangen van persoonsgegevens (overdraagbaarheid) in een algemeen leesbaar, digitaal formaat. Hiermee kunt u uw gegevens eenvoudig overdragen aan een andere organisatie.

  • Vergeetrecht:

Onder specifieke voorwaarden heeft iemand het recht de persoonsgegevens van hem te laten wissen. Bijvoorbeeld omdat ze verouderd zijn of niet meer relevant. Meiling heeft als verantwoordelijke in dat geval ook de plicht om derden, aan wie zij de gegevens heeft verstrekt, te verzoeken deze gegevens te wissen.

  • Recht op bezwaar maken tegen verwerking/recht van verzet:

U kunt aan Meiling vragen om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit kan op basis van speciale of persoonlijke redenen zijn.

 

Als u uw gegevens wilt inzien, wijzigen of verwijderen, dan dient u dit kenbaar te maken door een e-mail of brief te sturen. Om te voorkomen dat mensen voor anderen een verzoek indienen, kan dit verzoek alleen worden gedaan op vertoon van een identiteitsbewijs. Uw verzoek rondom privacy kunt u stellen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of schriftelijk via onderstaand adres:

Stichting Meiling

T.a.v. Bestuur

Postbus 7

3465 ZG Driebruggen

 

U ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord. U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

 

Inzage

Het adoptiedossier dat wordt aangelegd, is bedoeld voor de geadopteerde vanaf 16 jaar, of zoveel eerder als toestemming is gegeven door de gezagsbevoegde. Het adoptiedossier kan enkel en alleen worden ingezien door de geadopteerden en/of de gezagsbevoegde na overlegging van een verzoek en een geldig identiteitsbewijs van alle betrokken partijen. Indien geadopteerden boven de 16 zijn, mogen hun adoptieouders geen inzage meer vragen in het adoptiedossier zonder toestemming van de geadopteerde zelf. Indien geadopteerden boven de 16 zijn, mogen zij zelf hun e-mailadres kenbaar maken bij Meiling, vindt de communicatie rechtstreeks met hen plaats en kunnen zij zelfstandig hun adoptiedossier inzien. Inzage is in beginsel gratis. Eventuele kosten komen voor rekening van de betrokkene.

 

Beperking van de verantwoordelijkheden van Meiling

Meiling kan geen verantwoordelijkheid nemen voor de naleving van de privacyregelgeving door derden aan wie zij in het kader van de uitoefening van de wettelijke taken gegevens moet verstrekken. Deze partijen bevinden zich in Nederland maar ook in het buitenland.

 

Cookies voor de website

Meiling maakt op haar website geen gebruik van cookies. Op de website van Meiling treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan Meiling geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het plaatsen van cookies door die organisaties. Lees hiervoor het Privacy Statement van de website die u bezoekt.

 

Andere communicatiemiddelen

Indien relaties gebruik maken van andere communicatiemiddelen dan e-mail, zoals WhatsApp, Teams, ZOOM, WeTransfer etc. kan Meiling op geen enkele wijze verantwoordelijkheid nemen voor de wijze waarop deze communicatiekanalen omgaan met privacy.

 

Contact

Menselijke fouten kunnen helaas nooit worden uitgesloten. Als u van mening bent dat er iets verkeerd gaat vraagt Meiling u om hiervan direct melding te maken, zodat passende maatregelen genomen kunnen worden.

 

Wijzigingen

Meiling behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Statement. Check daarom regelmatig het Statement van Meiling voor een update.

 

Laatste update: 28 februari 2022